ข้อหารือที่ 10/2566 — บริษัท ย. (แพลตฟอร์มออนไลน์ส่งข้อมูลให้ราชการ)
สารบัญในมาตรานี้
ข้อกฎหมาย
- พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 — มาตรา 6, มาตรา 24, มาตรา 26, มาตรา 27 และ มาตรา 39 (6)
- พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565
- พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
- ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
ข้อหารือ
บริษัท ย. แจ้งว่า บริษัทฯ เป็นผู้ประกอบธุรกิจพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ให้บริการบนแพลตฟอร์มออนไลน์ ได้มีความร่วมมือและการประสานงานต่าง ๆ กับภาครัฐ เพื่อสนับสนุนผู้ประกอบการในการกระตุ้นเศรษฐกิจไทยมาอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งบริษัทฯ ได้ปฏิบัติตามแนวทางกำกับดูแลของหน่วยงานรัฐต่าง ๆ โดยเฉพาะพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ตามหลักธรรมาภิบาลโดยเคร่งครัด
ที่ผ่านมา เมื่อบริษัทฯ ได้รับการประสานงานจากภาครัฐด้วยการส่งหนังสือราชการ (จดหมายตราครุฑ) เพื่อขอข้อมูลรายละเอียดร้านค้า และ/หรือข้อมูลผู้ประกอบการบนแพลตฟอร์ม รายละเอียดผู้สั่งสินค้า รายละเอียดผู้รับสินค้า รายละเอียดคำสั่งซื้อ อาทิ ชื่อ นามสกุล ผู้ประกอบการร้านค้า รวมถึงสำเนาบัตรประชาชน ที่อยู่ร้านค้า เลขที่บัญชี และสำเนาสมุดบัญชี บริษัทฯ จะดำเนินการจัดส่งข้อมูลกลับให้หน่วยงานราชการโดยเร็วที่สุด
อย่างไรก็ดี ปัจจุบันเพื่อให้การให้ความร่วมมือและประสานงานกับภาครัฐเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น บริษัทฯ จึงมีแนวทางเพื่อเปิดช่องทางการติดต่อประสานงานในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยให้เจ้าหน้าที่ภาครัฐในส่วนงานกำกับดูแลที่ได้รับการแต่งตั้งหรืออนุมัติจากต้นสังกัด สามารถขอข้อมูลผ่านหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ตามที่อยู่ที่แจ้งบริษัทฯ ไว้โดยไม่ต้องแนบหนังสือราชการ (จดหมายตราครุฑ)
บริษัทฯ จึงขอหารือว่า การแจ้งกลับข้อมูลตามที่ได้รับการร้องขอในรูปแบบนี้ จะขัดต่อ PDPA หรือไม่ หากขัดต่อข้อกฎหมาย บริษัทฯ ขอทราบแนวทางปฏิบัติภายใต้พระราชบัญญัติดังกล่าว
ความเห็น
คณะอนุกรรมการเฉพาะกิจตอบข้อหารือและให้คำแนะนำหน่วยงานของรัฐเพื่อรองรับการบังคับใช้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ในคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้พิจารณาเรื่องหารือดังกล่าวแล้ว เห็นว่า บริษัทฯ เป็นนิติบุคคลตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มีอำนาจหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล จึงเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลตาม มาตรา 6 แห่ง PDPA
กรณีที่ขอหารือเกี่ยวกับการใช้แบบหนังสือภายนอกที่มีกระดาษตราครุฑ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ในการติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐกับบริษัทฯ เพื่อเป็นการพิสูจน์ความน่าเชื่อถือและเป็นการยืนยันตัวตน รวมถึงเพื่อให้ไม่สามารถปฏิเสธความรับผิด อันถือเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบพิธีของทางราชการสำหรับการติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐที่มีไปถึงหน่วยงานอื่น แต่ไม่ได้หมายความว่าการดำเนินการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์จะไม่สามารถกระทำได้ โดยจะต้องพิจารณาหลักเกณฑ์การปฏิบัติในเรื่องดังกล่าวภายใต้พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 และพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งได้เพิ่มเติมรูปแบบพิธีสำหรับวิธีการติดต่อของส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐ เพื่อติดต่อราชการกับบุคคลภายนอก
ดังนั้น บริษัทฯ จึงอาจถือหนังสือราชการดังกล่าวเป็นเอกสารหลักฐานของทางราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และ/หรืออาจติดต่อหรือส่งเรื่องถึงกันโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้
ทั้งนี้ บริษัทฯ ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่า การขอข้อมูลด้วยการติดต่อหรือส่งเรื่องถึงกันโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวเป็นการติดต่อจากเจ้าหน้าที่ของรัฐของส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐที่มีหน้าที่และอำนาจตามกฎหมายหรือมีอำนาจกระทำการแทนส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐจริงหรือไม่ เพราะการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้กับเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐที่มีหน้าที่และอำนาจตามกฎหมาย ถือเป็นการดำเนินการที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตาม มาตรา 24 (4) หรือ (6) หรือ มาตรา 26 (5) (ก) ถึง (จ) แล้วแต่กรณี ประกอบ มาตรา 27 วรรคหนึ่ง แห่ง PDPA
นอกจากนี้ บริษัทฯ มีหน้าที่ต้องบันทึกรายการให้ครอบคลุมการใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้เป็นไปตาม มาตรา 27 วรรคสาม ประกอบ มาตรา 39 (6) แห่ง PDPA ด้วย